Các “Batter Box” hình thành nên văn hóa “Tự chủ trong công việc” của Pixta
Thuật ngữ trong bóng chày (vì tác giả yêu thích bóng chày):
Batter – cầu thủ đánh bóng thành viên của đội tấn công, người đứng ở trong batter’s box.
Batter Box – khu vực mà cầu thủ đánh bóng sẽ đứng ở trong trong suốt lượt đánh của mình.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng trong kinh doanh, Pixta đang thúc đẩy việc mở rộng quy mô công ty. Xuyên suốt quá trình đó, chúng tôi mong muốn xây dựng mô hình công ty hướng tới việc mỗi cá nhân “tự chủ trong công việc”. Qua bài viết lần này, tôi xin phép chia sẻ một cách chi tiết hơn về việc thực hiện mục tiêu này.
Có thể nói rằng, “tự chủ trong công việc” đang được khuyến khích và dần ăn sâu vào cách tổ chức công ty của chúng ta hiện nay. Tuy nhiên, để nó có thể tồn tại lâu dài và đem lại kết quả tích cực, chúng ta cần nuôi dưỡng nó và biến nó trở thành “văn hoá doanh nghiệp”. Trước hết tôi xin phép chia sẻ về văn hoá mà Pixta đang nuôi dưỡng, và ở kì 2 tôi sẽ chia sẻ cụ thể hơn về 3 “batter box” giúp hình thành văn hoá tự chủ trong công việc.
Kì 1: Xây dựng văn hoá công ty
Chủ động tận dụng thế mạnh của mình để thực hiện những điều bạn muốn, hoặc những điều mà bạn đang hướng tới
Tại Pixta, chúng tôi luôn tạo cơ hội để “mỗi thành viên có thể phát huy tối đa thế mạnh của mình”. Đây cũng chính là điều mà ông Komata Daisuke – người sáng lập Pixta đã gửi gắm thông qua triết lý “Kết nối tài năng, khiến thế giới trở nên tích cực hơn”.
Ông Komata thường nói “chúng ta nên tận dụng thế mạnh của mình và làm những gì mà chúng ta thực sự muốn hoặc những gì mà chúng ta đang hướng tới trong tương lai”. Ngay từ bé tôi cũng được bố mẹ nuôi dạy như vậy, nên ngay khi từ khi bắt đầu công việc ở đây tôi đã rất đồng cảm với những suy nghĩ của ông. Tuy nhiên, ông cũng từng nói: “Không phải ý kiến nào của tôi cũng là hoàn toàn đúng. Tôi không muốn áp đặt bất cứ ai theo ý kiến một chiều của mình”. Từ đó tôi đã hiểu một cách sâu sắc quan điểm cũng như sự tâm huyết của ông ấy khi làm việc và vận hành công ty. Những tư tưởng ấy đã lan tỏa và trở thành một phần trong văn hoá công ty như một lẽ tự nhiên.
Kết nối những điều bạn muốn làm với “sứ mệnh, tầm nhìn, và giá trị cốt lõi” của công ty
Sứ mệnh của Pixta là: “Kết nối tài năng khiến thế giới trở nên tích cực hơn” và mỗi nhân viên là một nhà tiên phong trên con đường thực hiện sứ mệnh đó. Pixta hy vọng có thể “tạo nên những giá trị to lớn bằng cách tạo cơ hội cho mỗi người phát huy thế mạnh của mình và làm những gì họ muốn”. Tuy nhiên, nếu quá thiên về những mục tiêu cá nhân thì khó có thể đạt được mục tiêu chung. Chính vì vậy mỗi khi thực hiện điều gì, chúng tôi cũng đều phải cân nhắc xem nó có phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh của Pixta hay không. Đây chính là cách chúng tôi “kết nối ý hành động của mình với sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi công ty.” Chừng nào sự kết nối này còn tồn tại, mỗi cá nhân đều có cơ hội phát triển và tạo ra nhiều giá trị mà vẫn bám sát với sứ mệnh, tầm nhìn của công ty.
Nuôi dưỡng tinh thần “tự chủ trong công việc” trở thành văn hóa công ty
Pixta không áp đặt khuôn mẫu “những tiêu chuẩn Pixta” hay mô hình “xoay quanh triết lý công ty”, mà chúng tôi chủ trương nuôi dưỡng tinh thần “tự chủ trong công việc” để biến nó dần trở thành văn hoá toàn công ty. Một sáng kiến có tên “Way Look back” đã được áp dụng. Qua đó thành viên của cùng một bộ phận hoặc các thành viên đồng cấp trong các bộ phận có cơ hội thảo luận và đánh giá hoạt động của mình dựa theo những “giá trị cốt lõi” đã được giới thiệu trong “Pixta Way”. Kể từ tháng 1 năm 2012, “Way Look Back” được tổ chức thường xuyên và hoạt động này sẽ được tiếp dẫn trong tương lai.
Có thể nói “Pixta Way” như một “bản chỉ dẫn” giúp chúng ta tìm ra các thực hiện “tự chủ trong công việc” chứ không phải là một bộ tiêu chuẩn đánh giá năng lực nhân viên của bộ phận tuyển dụng. Bằng cách đánh giá định kì, các thành viên có thể thấm nhuần tư tưởng của Pixta Way. Đồng thời đây là cơ hội để các thành viên nói chuyện và học hỏi lẫn nhau. Văn hoá công ty cũng được “ươm mầm” và phát triển từ đó.
Kỳ 2: Phương pháp để “Tự chủ trong công việc”
3 batter box để thúc đẩy tinh thần “tự chủ trong công việc” là gì?
Nếu đi từ kết luận, có thể nói “batter box” chính bí quyết giúp cho các “cầu thủ” (nhân viên) đứng vững và hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Cách thức hoạt động của một công ty cũng giống như 1 trận bóng chày. Các cấp quản lí, lãnh đạo giống như những cầu thủ ném bóng. Hàng ngày, họ “ném” những trăn trở về phía nhân viên. Các nhân viên giống như cầu thủ đánh quả bóng lại (đưa ra cách giải quyết) và chạy tiếp đến base tiếp theo, cho đến khi hoàn thành và ghi điểm cho cả đội (hoàn thành công việc). Thoạt nghe qua, các bạn có thể cảm thấy đây giống như một công ty thể thao nhỉ.(cười)
Nhưng khác với thắng thua trong thể thao, trong công ty kể cả khi bạn đánh hụt hay đánh hỏng. Điều quan trọng là bạn đã đứng ở vị trí đó và không ngừng cống hiến cho trận đấu, cho công ty. Trong buổi hôm tôi xin phép giới thiệu thêm 3 “batter box” tiêu biểu được thực hiện ở Pixta.
Toàn bộ sheet quản lí mục tiêu đều là mục điền tự do
Pixta hiện đang áp dụng phương pháp quản trị bằng mục tiêu (Management by Objectives – MBO). Các mục tiêu được xác định và triển khai theo chu trình PDCA (Plan – lên kế hoạch, Do – thực hiện, Check – Kiểm tra, Act – hành động). Cứ nửa năm chúng ta lại thực hiện reset mục tiêu 1 lần. Sau đây là một hình ảnh minh hoạ cho việc quản lí một tiêu đang được áp dụng:
Chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy tất cả đều là mục tự do. Có thể có nhiều bạn nhân viên mới sẽ cảm thấy hơi bối rối vì “không biết mình phải viết ở mức độ như thế nào. Giá như được chỉ dẫn thêm thì tốt hơn.” Tôi rất đồng cảm với các bạn. (cười hiền hoà)
Nhưng thực ra, Pixta không áp dụng nguyên tắc “chỉ thị từ trên xuống” mà hướng tới việc “kết nối mục tiêu cá nhân với sứ mệnh, tầm nhìn và cốt lõi công ty”. Chính vì vậy, mỗi thành viên sẽ tự suy nghĩ, đặt ra mục tiêu và tìm cách để đạt được điều đó. Nói cách khác mỗi người sẽ tự tìm câu trả lời cho câu hỏi: “Tôi muốn làm gì và tôi muốn trở thành gì?”, hay “Tôi nên làm gì và ở vị trí nào để có thể cống hiến cho sự phát triển của công ty?”. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng xác định được điều mà mình đang hướng đến. Có lẽ, khi mới bắt tay vào bạn cảm thấy đây là một việc khá “khó khăn”. Chắc hẳn bạn sẽ phải xem xét rất kỹ từ tình hình chung của bộ phận mà mình bộ trực thuộc cho tới việc kinh doanh của công ty, thậm chí cả những vấn đề trong quản lý…Sau đó xác định và từng bước lập kế hoạch để hoàn thành. Nếu không có một cái nhìn bao quát, thì thật khó để tìm ra được điều mà mình cần làm. Mặt khác,nếu bạn không tính đến hướng phát triển trong tương lai, hoặc bạn nhận được chỉ thị sẵn có từ cấp trên, bạn gần như sẽ không có thời gian suy nghĩ và và cân nhắc xem mục tiêu đó có thực sự phù hợp với mình hay không. Tuy nhiên vẫn có 1 phần “cưỡng chế” trong việc này, đó chính là khi ban lãnh đạo ném quả bóng mang tên “đánh giá định kì” (nửa năm 1 lần) về phía nhân viên. Mỗi nhân viên đều phải vận dụng toàn bộ năng lực để làm việc và “đánh” quả bóng lại cho cấp trên hay chính là tượng trưng cho việc trình bày kết quả sau 6 tháng nỗ lực của mình.
Đây chính là batter box đầu tiên giúp thúc đẩy tinh thần “tự chủ trong công việc”. Giống như chúng tôi để các bạn “tự thân vận động” nhưng chúng tôi vẫn theo sát trong mỗi trận đấu. Hãy thảo luận về mục tiêu với sếp của bạn và lắng nghe phản hồi từ họ. Bằng cách này, cả cấp trên và nhân viên đều có thể xây dựng nên những mục tiêu phù hợp và dễ dàng làm việc cùng nhau trong suốt 6 tháng tiếp theo.
Luôn tự đặt câu hỏi “Mình muốn làm như thế nào?”
Sẽ không quá lời nếu như nói rằng: “Ở Pixta không hề tồn tại kiểu làm việc “cấp trên ra lệnh, ép buộc cấp dưới.” Khi làm việc bạn thường nhận được câu hỏi “Bạn giải quyết như thế nào?”. Và khi nghĩ về cách thực hiện, cấp trên thường hỏi nhân viên “Bạn nghĩ rằng nên làm gì trong tình huống này?”. Ngay cả khi bạn đang có rất nhiều công việc cần làm và cần sắp xếp ưu tiên cho chúng, bạn cũng sẽ được hỏi những câu hỏi tương tự như vậy. Mục đích nhằm khuyến khích các thành viên chủ động suy nghĩ, tìm kiếm và “đánh lại” đáp án về phía cấp trên.
Có thể nói đây là môi trường làm việc vô cùng vui vẻ, thoải mái, nơi bạn có thể làm tất cả những gì bạn muốn. Tuy nhiên, chúng ta không nên hạn chế chọn làm điều gì đó chỉ vì “nó có vẻ thú vị” chứ không phải vì nó mang lại giá trị thực sự cho bạn và công ty. Chính vì vậy, bên cạnh hai câu hỏi trên, bạn cũng sẽ nhận được câu hỏi “Tại sao bạn nghĩ bạn nên làm nó ngay bây giờ?” Để trả lời câu hỏi này, bạn buộc phải cân nhắc đến việc “ tại sao bây giờ tôi lại ưu tiên việc này mà không phải là một việc khác?”, “Nếu tốn một khoản chi phí như thế này, bạn có nên tiếp tục làm hay không?. Bằng những câu hỏi này, nếu bạn có thể thuyết phục được chính bản thân mình thì đây chính là điều mà bạn thực sự cần làm.
Sau đó để thuyết phục những người xung quanh, bạn cần phải có tầm nhìn bao quát từ tình hình chung và cả các bộ phận khác để đánh giá “mức độ cần thiết” của mục tiêu đã đặt ra. Cứ như vậy, chúng ta sẽ dần hình thành được tinh thần “tự chủ trong công việc”.
Mục tiêu dài hạn và chính sách phát triển của bộ phận
Sau khoảng thời gian nửa năm, người đứng đầu các bộ phận sẽ trình bày mục tiêu dài hạn và chính sách phát triển của từng bộ phận tại cuộc họp quản lý. Người đứng đầu mỗi bộ phận thuyết trình mục tiêu dài hạn và chính sách phát triển của bộ phận mà mình quản lí mà không cần phụ thuộc vào gợi ý hay chỉ thị ban lãnh đạo. Những ý kiến này được tổng hợp thành tài liệu và chia sẻ rộng rãi trong toàn thể công ty.
Hầu hết tất cả các biên bản của mỗi cuộc họp, từ cuộc họp quản lý đến nội dung của các dự án khác nhau, đều được chia sẻ cho toàn công ty. Ngoài ra, Cuộc họp của ban lãnh đạo “ALL Leader MTG” nơi các leader báo cáo, chia sẻ tình hình hoạt động. Những thông tin này cũng được chia sẻ trên một kênh trên Chatwork để các cơ sở trong và ngoài nước cùng nắm được. Đây là bước đầu tiên giúp các leader vẽ ra lộ trình phát triển trong tương lai của bộ phận mà mình phụ trách. Không dừng lại ở việc “vẽ lên bức tranh”, Pixta là một công ty ấp ủ “kết nối mục tiêu cá nhân với sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của công ty”, cho nên điều quan trọng nhất là leader hỏi ý kiến của các thành viên về “lộ trình phát triển của bộ phận”.
Như vậy, 3 “batter box” được kể ra ở đây chính là chìa khoá nhằm giúp “các thành viên đều đồng thuận và hướng đến mục tiêu ngắn hạn/ dài hạn của công ty nói chung, của bộ phận trực thuộc nói riêng”. Đồng thời, nó cũng giúp tăng khả năng “tự chủ trong công việc”, tăng tốc độ phát triển của cả công ty.
Trên thực tế “Tự chủ trong công việc” đã bắt đầu trước khi bạn gia nhập công ty
Trong cuộc phỏng vấn với Pixta, điều quan trọng là có một cuộc đối thoại sâu sắc và cởi mở về những gì bạn muốn làm. Đó là lý do tại sao tôi ném một quả bóng (câu hỏi) “Bạn muốn thực hiện điều gì?” và “Bạn sẽ thực hiện điều đó ở Pixta như thế nào?” Sau đó, bạn sẽ có thời gian để cân nhắc xem có muốn gia nhập PIXTA hay không. Các nhân viên tham gia công ty sau khi suy nghĩ về kĩ lưỡng về những gì họ muốn làm và kết nốt với việc kinh doanh tại Pixta đều có khả năng thực hiện “tự chủ trong công việc” một cách dễ dàng. Vì vậy, việc bồi dưỡng văn hóa tổ chức “tự chủ trong công việc” đã bắt đầu từ giai đoạn trước khi gia nhập công ty.
Lời kết
Chà, tôi đã viết rất nhiều cho đến nay, nhưng khi tôi nghĩ lại quá trình viết bài viết này cũng giống như việc tìm ra các “batter box” cho chính mình.
Tôi nhớ lại có lần tôi đứng trước 2 cô gái trong đội, và nói chuyện về việc muốn xây dựng văn hoá công ty, khi đó tôi đã nhận được câu hỏi: “Vậy anh Akioka định làm như thế nào? Anh muốn truyền tải thông điệp gì thế?”. Sau đó, tôi đã tổ chức một cuộc họp để trình bày mong muốn xây dựng văn hoá công ty mang tên “Human Resource PR Wall”… Qua đó, tôi nhận ra rằng, ở Pixta ngay cả khi bạn là nhân viên, bạn vẫn có cơ hội ném “quả bóng” về phía cấp trên và yêu cầu họ đánh lại bằng một câu trả lời thích hợp.(cười).
Hãy cùng nhau nói chuyện nếu bạn muốn cùng nhau xây dựng một tổ chức tốt hơn!
Tác giả: Kazutoshi Akioka – HR Director của Pixta Japan
Tổng hợp và dịch: Khuyên Nguyễn, Ly Nguyễn
