Khi nhắc đến cuộc họp nhân sự cá nhân, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến buổi đánh giá nhân viên được tổ chức vào cuối năm hoặc 6 tháng một lần. Tuy nhiên, phương thức họp có tên “One on One” (viết tắt là “1on1″) bắt nguồn từ Thung lũng Silicon ở Mỹ đang được áp dụng bởi các công ty lớn trên toàn thế giới. Đây là một biện pháp cực kỳ hiệu quả để phát triển nguồn nhân lực trong tương lai với bất kỳ quy mô tổ chức nào. Đây là một biện pháp cực kỳ hiệu quả để phát triển nguồn nhân lực trong tương lai với bất kỳ quy mô tổ chức nào. Cùng khám phá về cuộc họp 1on1 và các bước để triển khai cuộc họp trong bài viết này.

Cuộc họp 1on1 là gì?

1on1 là cuộc trò chuyện ngắn, định kỳ, thường là mỗi tuần một lần hoặc ít nhất mỗi tháng một lần, với thời gian cuộc họp tối đa khoảng 30 phút, giữa quản lý và nhân viên, nơi mà trọng tâm là sự giao tiếp hai chiều và hỗ trợ lẫn nhau. Khác với các buổi đánh giá hiệu suất tập trung vào việc xem xét kết quả và đưa ra chỉ thị từ cấp trên, 1on1 tập trung vào việc lắng nghe những khó khăn, lo lắng của nhân viên và cùng nhau tìm cách giải quyết. Đây không phải là nơi để kiểm tra tiến độ công việc mà là không gian để nhân viên chia sẻ những thách thức và mục tiêu cá nhân, từ đó giúp quản lý hiểu rõ hơn và có những hỗ trợ kịp thời.

Điểm khác biệt của 1on1 và buổi đánh giá nhân viên 

Nếu các buổi đánh giá nhân viên thường mang tính chất một chiều với việc quản lý đánh giá và hướng dẫn nhân viên, thì 1on1 lại nhấn mạnh đến sự tương tác đối thoại. Trong 1on1, quản lý không chỉ lắng nghe mà còn đóng vai trò như một người đồng hành, giúp nhân viên giải quyết các vấn đề cá nhân và công việc. Mục đích là để hiểu rõ hơn về nhân viên và thúc đẩy sự phát triển tự nhiên, thay vì chỉ tập trung vào những con số hay kết quả công việc. Điều này tạo ra một mối quan hệ dựa trên sự tin cậy và tôn trọng lẫn nhau, thay vì chỉ đơn thuần là mối quan hệ cấp trên – cấp dưới.

Bối cảnh 1on1 được áp dụng phổ biến tại doanh nghiệp

Sự phổ biến của làm việc từ xa

Trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến, đặc biệt ở các công ty công nghệ lớn tại Mỹ và Nhật Bản, 1on1 trở thành cầu nối giúp duy trì sự gắn kết giữa quản lý và nhân viên. Khi không còn những tương tác trực tiếp tại văn phòng, 1on1 đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng mọi vấn đề và nhu cầu của nhân viên đều được lắng nghe và giải quyết kịp thời. Cuộc trò chuyện này giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và công nhận, từ đó tăng động lực làm việc và gắn bó với công ty. Đồng thời, 1on1 giúp quản lý duy trì sự kết nối cá nhân với từng nhân viên, điều này đặc biệt quan trọng khi nhược điểm của làm việc từ xa là có thể tạo ra cảm giác cô lập và thiếu sự tương tác đội nhóm.

Sự thay đổi vai trò của quản lý

Gần đây, đặc biệt trong lĩnh vực CNTT, vai trò của quản lý đã thay đổi với trọng tâm chuyển từ quản lý truyền thống (giám sát công việc) sang hỗ trợ và phát triển nhân viên. Trong môi trường làm việc hiện đại, việc giữ chân nhân viên và nâng cao sự gắn kết không chỉ dựa vào lương bổng và phúc lợi bởi nhân viên ngày càng coi trọng giá trị cá nhân và sự phát triển nghề nghiệp của họ. 

Sự xuất hiện của AI và các công nghệ tiên tiến đã tự động hóa nhiều công việc lặp đi lặp lại, yêu cầu sự sáng tạo và giá trị cá nhân trong công việc ngày càng cao. Và 1on1 là công cụ tuyệt vời, tạo ra không gian để nhân viên và quản lý có thể chia sẻ một cách cởi mở về công việc cũng như các khía cạnh cá nhân. Thay vì chỉ đóng vai trò như người giám sát, quản lý trở thành người đồng hành, người thầy, và thậm chí là người hỗ trợ tâm lý cho nhân viên. Việc này đòi hỏi quản lý phải phát triển các kỹ năng mềm như: lắng nghe, đồng cảm và hướng dẫn,…

Tuy nhiên, nhiều quản lý vẫn phải đối mặt với thách thức lớn về thời gian và khối lượng công việc khi thực hiện 1on1. Việc thiếu chuẩn bị kỹ lưỡng cho 1on1 cũng làm giảm hiệu quả của nó.

1on1 là một hình thức giao tiếp quan trọng giúp nâng cao sự hiểu biết và hỗ trợ giữa quản lý và nhân viên, đặc biệt trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến. Để tận dụng tối đa lợi ích của 1on1, các doanh nghiệp cần chuẩn bị và thực hiện một cách chu đáo và liên tục.

Mục đích của 1on1 

1on1 là cơ hội để tăng cường tần suất giao tiếp giữa quản lý và nhân viên, tạo điều kiện cho sự phát triển tự chủ và tự nguyện của nhân viên thông qua đối thoại. Mục tiêu của 1on1 là giúp nhân viên phát triển bằng cách đồng cảm với những lo lắng của họ, sử dụng kinh nghiệm và kiến thức của quản lý để đưa ra lời khuyên.

Nói cách khác, bằng cách đồng hành và chia sẻ với những lo lắng của nhân viên, quản lý giúp họ cảm thấy an tâm, giảm bớt căng thẳng, điều chỉnh tinh thần và khơi dậy động lực để phát huy tiềm năng.

Ưu điểm và nhược điểm

Yahoo Inc., công ty đầu tiên giới thiệu 1on1 tại Nhật Bản có mục tiêu rõ ràng là tăng tần suất giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới, đồng thời khuyến khích cấp dưới tự phát triển thông qua đối thoại khi triển khai hình thức này.

Ưu điểm của 1on1

Việc đối thoại thường xuyên và lắng nghe tích cực (đặc trưng của các cuộc họp 1on1) mang lại lợi ích là thúc đẩy sự phát triển của cấp dưới và dễ dàng khai thác được năng lực của họ. Lấy ví dụ từ công ty Yahoo Japan, họ định vị cuộc họp 1on1 là “thời gian dành cho cấp dưới” và thực hiện các buổi họp kéo dài 30 phút mỗi tuần một lần. Trong các buổi họp 1on1, người quản lý tập trung vào việc mở lòng cấp dưới, khơi gợi suy nghĩ và hỗ trợ giải quyết các vấn đề, nhưng họ không áp đặt suy nghĩ của mình hay quyết định hướng đi và kết luận của sự việc. Bằng cách hỗ trợ cấp dưới tự nhận ra vấn đề, tự suy nghĩ giải pháp và thực hiện, không chỉ giúp họ phát triển mà còn khuyến khích và động viên họ.

Thêm vào đó, việc giao tiếp như vậy giúp dễ dàng xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa người quản lý và cấp dưới. Đối với cấp dưới, việc nhận thấy rằng “mình được chú ý”, “mình được lắng nghe”, và “mình được hỗ trợ” từ người quản lý sẽ dễ dàng dẫn đến sự tin tưởng hơn nhiều so với việc bị chỉ đạo một chiều, không hiểu rõ tình huống của mình, hoặc không được lắng nghe và thấu hiểu. Hơn nữa, đối thoại 1on1 cũng giúp cấp dưới dễ dàng chấp nhận và hiểu rõ hơn về đánh giá của họ.

 Nhược điểm của 1on1

So với các buổi họp thông thường diễn ra hàng nửa năm hoặc hàng quý một lần, việc thực hiện các buổi 1on1 đòi hỏi nhiều thời gian hơn, có thể được xem là một nhược điểm. Mặc dù đã giải thích rằng 1on1 giúp dễ dàng xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa người quản lý và cấp dưới, nhưng để thực hiện 1on1 cần có một nền tảng tin cậy nhất định. Trong các tình huống mà giao tiếp không được tích cực, khó nói ra ý kiến, hoặc người quản lý luôn có thái độ một chiều, dù có thực hiện 1on1 cũng không đem lại hiệu quả. Hãy hiểu rằng 1on1 không phải là biện pháp để cải thiện những tình huống như vậy.

Điều này có thể được hiểu rõ qua việc khảo sát những người tham gia khi triển khai 1on1. Nếu người quản lý cảm thấy hiệu quả nhưng cấp dưới lại trả lời không muốn tiếp tục, đó là dấu hiệu nguy hiểm. Tình huống này cho thấy người quản lý chỉ nghĩ rằng mình đã thực hiện tốt. Trong trường hợp này, cần xem xét lại việc giao tiếp hàng ngày. Việc tiết lộ thực trạng mối quan hệ giữa người quản lý và cấp dưới mà trước đó chỉ nghĩ là suôn sẻ có thể được coi là một nhược điểm của 1-on-1 đối với người quản lý. Tuy nhiên, về phía công ty, việc sớm nhận ra vấn đề trong mối quan hệ con người lại là một lợi ích.

Thêm vào đó, 1on1 đòi hỏi kỹ năng lắng nghe của người quản lý. Một phần của việc “nghĩ rằng mình đã làm tốt” có thể xuất phát từ điều này. Giống như kỹ thuật “phá băng” để làm dịu bầu không khí trong các cuộc thương lượng, việc tạo ra một không khí dễ dàng khơi gợi lời nói từ cấp dưới là cần thiết trong 1on1. Thay vì bắt đầu ngay bằng công việc, hãy bắt đầu cuộc trò chuyện bằng những câu chuyện phiếm hoặc báo cáo tình hình hiện tại, rồi dần dần đi sâu vào các vấn đề.

Tạo dựng mối quan hệ thông qua 1on1

1on1 được ra đời từ bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phức tạp hóa mô hình kinh doanh và việc tạo ra các dự án mới trở nên không thể tránh khỏi. Hệ thống đào tạo nhân lực theo kiểu truyền thống trong tổ chức và sự phức tạp của hệ thống đánh giá đã dẫn đến tình trạng quá tải công việc, làm cho việc khai thác hiệu suất cần thiết để thực hiện công việc trở nên khó khăn hơn. Từ đó có nguy cơ phát sinh tình trạng rối loạn chức năng trong tổ chức. Từ bối cảnh đó, một hệ thống giao tiếp nhằm thu thập và hiểu rõ những suy nghĩ và giá trị cá nhân liên quan đến công việc đã ra đời, dẫn đến sự phổ biến của 1on1.

Trong 1on1, sẽ rất tốt nếu tạo ra cơ hội để nhân viên có thể nói chuyện thật lòng về tầm nhìn và triển vọng trong công việc của họ, chẳng hạn như: “Những điều gì khiến họ hứng thú hay quan tâm?”, “Ngược lại, những điều gì họ cảm thấy khó khăn hay không thích?”, “Họ muốn đạt được điều gì trong trung và dài hạn?”, “Vì sao lại như vậy?”. Mối quan hệ thông qua 1on1 không thể đạt được chỉ trong một sớm một chiều. Trước hết, hãy bắt đầu từ những cuộc trò chuyện đơn giản, lặp đi lặp lại nhiều lần để dần dần mở lòng nhân viên.

Các ví dụ về chủ đề 1on1 theo từng mục đích khác nhau 

Cuộc họp 1on1 nếu không được tiến hành với mục đích rõ ràng có thể chỉ kết thúc bằng những cuộc trò chuyện phiếm và khó có thể duy trì thường xuyên vì không biết nên nói về điều gì. Như đã đề cập trước đó, cuộc họp 1on1 có thể được coi là thời gian dành cho “trò chuyện phiếm” nhưng nếu chỉ tập trung vào hình thức mà biến việc tiến hành 1on1 thành mục đích thì sẽ mất đi ý nghĩa thực sự của nó. Người quản lý cần đặt ra các chủ đề khiến nhân viên muốn nói chuyện và có mục đích rõ ràng khi thực hiện 1on1. Dưới đây là các ví dụ về chủ đề theo từng mục đích khác nhau:

1on1 về sức khỏe và tinh thần của nhân viên 

Đối với người quản lý, việc kiểm tra tình trạng sức khỏe về cả thể chất và tinh thần của nhân viên, bao gồm cả động lực làm việc, là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng. Hãy đưa ra chủ đề này trong mỗi cuộc họp 1on1 và quan sát sắc mặt, cử chỉ của nhân viên khi họ nói chuyện.

Ví dụ về các chủ đề liên quan đến sức khỏe và tinh thần:

• Thực trạng thời gian làm việc (khối lượng công việc) bao gồm cả việc làm thêm giờ
• Tình trạng giấc ngủ gần đây, sự thay đổi về sức khỏe
• Khen ngợi các công việc đã thành công
• Theo dõi những công việc đã thất bại
• Xả stress cho nhân viên về các phàn nàn và bất mãn

1on1 về công việc của nhân viên

Một trong những điều mà nhân viên mong muốn trong cuộc họp 1on1 là nhận được những lời khuyên thích hợp từ người quản lý về công việc mà họ đang đảm nhận.

Các chủ đề có thể là:

• Có điều gì làm họ lo lắng, bất an hay khó khăn trong công việc không?
• Có vấn đề gì phát sinh trong các công việc chưa hoàn thành không?

Hãy tạo ra bầu không khí để nhân viên có thể dễ dàng mở lời.

1on1 về đánh giá và xác định sự nghiệp của nhân viên 

Việc thiết lập mục tiêu và thảo luận về sự nghiệp của nhân viên là một trong những chủ đề mà họ rất quan tâm, vậy nên hãy tích cực đưa vào một số chủ đề như:

• Đánh giá bản thân về công việc hiện tại
• Điểm mạnh và điểm yếu mà nhân viên tự cảm nhận
• Những công việc hay mong muốn thử thách trong tương lai
• Sự nghiệp trong công ty, các phòng ban mong muốn làm việc
• Những điều đang học hoặc muốn học trong tương lai

1on1 về đời sống cá nhân

Cuộc họp 1on1 là cơ hội thích hợp để cả quản lý và nhân viên hiểu thêm về đời sống cá nhân của nhau. Hãy tích cực đưa vào các chủ đề này trong khi vẫn tôn trọng sự riêng tư của nhân viên.

Một vài chủ đề như:

• Các tin tức thời sự đang quan tâm
• Chương trình truyền hình đang xem gần đây
• Sở thích, những điều đang quan tâm
• Chuyện gia đình (cân nhắc về những vấn đề nhạy cảm), cách dành thời gian với gia đình
• Trao đổi thông tin về các quán ăn muốn đến

Kết luận

1on1 là một công cụ quản lý hiệu quả và cần thiết trong môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt khi làm việc từ xa đang trở thành xu hướng. Để triển khai 1on1 một cách hiệu quả, quản lý cần không chỉ cam kết về thời gian mà còn phải phát triển các kỹ năng lắng nghe và dẫn dắt cuộc trò chuyện. Khi được áp dụng đúng cách, 1on1 không chỉ giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình mà còn góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực, gắn kết và đầy sáng tạo, đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.

PIXTA Vietnam hiện cũng đang áp dụng các buổi 1on1 giữa quản lý (manager) và thành viên trong team. Với môi trường tin tưởng, trao quyền và không có micro-management, các thành viên khuyến khích chia sẻ thẳng thắn về những tâm tư, nguyện vọng cũng như những khó khăn họ đang gặp phải trong công việc trong các buổi họp 1on1. Từ những chia sẻ đó, nhân viên sẽ nhận được sự hỗ trợ, định hướng và những phản hồi xây dựng từ quản lý để cùng nhau tìm ra giải pháp và xây dựng lộ trình phát triển sự nghiệp hiệu quả.

Để đảm bảo chất lượng của các buổi 1on1, các quản lý tại PIXTA Vietnam đã được trang bị những kỹ năng cần thiết để tạo ra một không gian đối thoại cởi mở và tin tưởng. Nhờ vậy, nhân viên luôn cảm thấy thoải mái khi chia sẻ và cùng nhau phát triển. Các buổi 1on1 không chỉ đơn thuần là một buổi họp mà còn là một cơ hội để mỗi cá nhân được lắng nghe, được tôn trọng và được tạo điều kiện để phát huy hết khả năng của bản thân.

Tác giả: Phạm Thị Anh