27Th1
Bí quyết thành công trong công việc của người Nhật (Phần 2)
Trong phần trước, bài viết đã giới thiệu một số bí quyết quan trọng giúp người Nhật xây dựng uy tín và đạt được thành công trong môi trường làm việc. Ở phần này, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu những yếu tố tưởng chừng rất nhỏ trong đời sống công sở, nhưng lại đóng vai trò then chốt trong việc hình thành tác phong chuyên nghiệp và hình ảnh cá nhân.
Ứng xử nơi công sở – sự quan tâm dành cho mọi người xung quanh
Trong văn hóa làm việc của người Nhật, ứng xử không đơn thuần là phép lịch sự bề ngoài mà thể hiện sự quan tâm thực sự đến người khác và môi trường xung quanh. Để có cách ứng xử phù hợp, người Nhật luôn quan sát, học hỏi và điều chỉnh hành vi của mình theo từng hoàn cảnh cụ thể.
Chẳng hạn, trong ngành dịch vụ khách hàng, lịch sự là yếu tố bắt buộc, nhưng với những khách hàng đang gấp rút về thời gian, sự nhanh chóng và hiệu quả lại được ưu tiên hơn. Khi chào hỏi, giọng nói cần rõ ràng, dứt khoát, tuy nhiên nếu xung quanh có người đang họp hoặc gọi điện thoại, việc hạ giọng thể hiện sự tinh tế và tôn trọng. Trong những tình huống đời thường như khi đi taxi cùng đồng nghiệp, nếu có người gặp khó khăn trong việc di chuyển, việc chủ động nhường chỗ ngồi thuận tiện hơn cũng được xem là một cách ứng xử phù hợp.
Không có một khuôn mẫu ứng xử nào đúng tuyệt đối trong mọi tình huống. Cách ứng xử có thể thay đổi tùy theo thời đại, hoàn cảnh, độ tuổi và mối quan hệ, miễn là mang lại sự thoải mái cho đối phương. Khi chưa có nhiều kinh nghiệm, có thể dựa trên những nguyên tắc cơ bản như: ân cần, tuân thủ các quy tắc chung và linh hoạt trong cách áp dụng. Ngay cả khi ngôn từ chưa thật hoàn hảo, thái độ chân thành và nét mặt phù hợp vẫn có thể hiệu quả. Đây chính là một trong những bí quyết quan trọng giúp người Nhật thành công trong môi trường công sở.
(Nguồn ảnh: https://pixta.jp/photo/99332979)
Nhận thức rõ trách nhiệm của bản thân khi đi làm
Trách nhiệm của người đi làm là hoàn thành công việc và tạo ra giá trị tương xứng với mức lương được trả. Khi trở thành một thành viên của tổ chức, mỗi cá nhân đều có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.
Mối quan hệ của người đi làm được mở rộng đáng kể. Vì vậy, việc ý thức rõ trách nhiệm cá nhân là điều không thể thiếu. Một cá nhân dù có năng lực chuyên môn tốt nhưng thường xuyên đi muộn, nghỉ nhiều hoặc thiếu kỷ luật sẽ gây ảnh hưởng đến tập thể và làm suy giảm lòng tin từ những người xung quanh.
Để thực hiện tốt trách nhiệm của mình, người đi làm cần chú trọng đến khả năng tự quản lý, bao gồm:
- Quản lý sức khỏe: Tình trạng thể chất kém hoặc căng thẳng tinh thần kéo dài sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Làm việc trong trạng thái mệt mỏi, thiếu động lực không chỉ làm giảm năng suất mà còn gây lo lắng không cần thiết cho đồng nghiệp.
- Quản lý thời gian: Sử dụng thời gian làm việc một cách hợp lý nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.
- Quản lý tài chính: Phân bổ thu chi hợp lý giúp cân bằng cuộc sống cá nhân, duy trì sự ổn định và chủ động về tài chính.
- Quản lý cảm xúc: Kiểm soát cảm xúc cá nhân, đặc biệt trong những tình huống nhận phản hồi hoặc phàn nàn từ đối tác. Sự bình tĩnh và thái độ tích cực là yếu tố quan trọng để duy trì mối quan hệ công việc lâu dài.
(Nguồn ảnh: https://pixta.jp/photo/125843610)
Thực hành Horenso trong công việc
Horenso – viết tắt của Hokoku (báo cáo), Renraku (liên lạc) và Sodan (trao đổi, thảo luận) – là nguyên tắc làm việc quen thuộc trong doanh nghiệp Nhật Bản. Nội dung này đã được trình bày chi tiết trong bài viết trước (Thực hành Horenso cùng các Developer tại PIXTA Vietnam), phản ánh tầm quan trọng của việc chia sẻ thông tin kịp thời và minh bạch trong tổ chức.
Ý thức rằng mỗi cá nhân là “bộ mặt” của công ty
Hình ảnh của doanh nghiệp được phản chiếu qua từng nhân viên. Từ diện mạo, cách chào hỏi đến cách cư xử hàng ngày, tất cả đều góp phần hình thành ấn tượng của khách hàng và đối tác về công ty. Một ấn tượng ban đầu tích cực sẽ giúp các tương tác công việc sau đó diễn ra thuận lợi hơn.
Một trong những yếu tố quan trọng tạo nên thiện cảm chính là nụ cười. Nụ cười tự nhiên, không gượng ép, thể hiện rõ qua ánh mắt và khóe miệng, giúp người đối diện cảm thấy an tâm và dễ hợp tác hơn. Ngược lại, một nụ cười thiếu tự nhiên có thể làm giảm hiệu quả giao tiếp.
Ngay cả khi đang lắng nghe một cách nghiêm túc, việc giữ nét mặt thân thiện cũng rất cần thiết. Biểu hiện quá căng thẳng hoặc cứng nhắc đôi khi khiến người khác hiểu lầm và vô tình tạo ấn tượng tiêu cực.
(Nguồn ảnh: https://pixta.jp/photo/97136853)
Chú trọng hành vi và tác phong nơi công sở
Những hành vi nhỏ thể hiện sự tinh tế và chuyên nghiệp bao gồm: đưa kéo cho người khác bằng cách quay lưỡi kéo về phía mình; xếp lại ghế trước khi rời chỗ ngồi; không đặt túi xách trên bàn, đặc biệt khi làm việc với đối tác; đưa và nhận tài liệu bằng cả hai tay, xoay nội dung theo hướng người nhận dễ đọc; khi nhận quà, cầm quà ngang ngực bằng hai tay để thể hiện sự lịch sự và tôn trọng.
Ngược lại, những hành vi cần tránh trong môi trường công sở có thể kể đến như: gõ bàn phím quá to, quay bút, rung đùi; chỉ tay vào người khác; hoặc tạo tiếng ồn khi ăn uống – những hành vi này dễ gây khó chịu cho những người xung quanh.
(Nguồn ảnh: https://pixta.jp/photo/124284065)
“Lời chào cao hơn mâm cỗ” trong văn hóa doanh nghiệp Nhật
Chào hỏi là yếu tố cơ bản nhưng có ý nghĩa rất lớn trong giao tiếp công sở. Khi chào hỏi, không nên chỉ quay đầu qua loa. Nếu đang đứng, việc xoay cả cơ thể về phía đối phương thể hiện sự quan tâm và tôn trọng. Ngay cả một cái gật đầu khi đồng nghiệp đi ngang qua cũng có thể để lại ấn tượng tích cực và mở đầu cho những cuộc trò chuyện hiệu quả.
Những hành vi chào hỏi chưa phù hợp bao gồm: không nhìn vào mắt người đối diện, vừa làm việc khác vừa chào, chào quá nhỏ hoặc chào một cách thiếu cảm xúc.
Cúi chào là nét văn hóa truyền thống của Nhật Bản, gắn liền với đời sống và môi trường làm việc. Nếu thiếu sự tôn trọng và thiện chí, cúi chào sẽ chỉ mang tính hình thức. Do đó, việc học và luyện tập cúi chào đúng cách là cần thiết.
Tư thế cơ bản khi cúi chào là đứng thẳng lưng, giữ cho tai, vai, cánh tay, đầu gối và gót chân nằm trên một đường thẳng khi nhìn nghiêng. Mỗi ngành nghề có những yêu cầu khác nhau về cách cúi chào, vì vậy nên học theo khuôn mẫu chuẩn trước khi điều chỉnh cho phù hợp.
Khi trao đổi với cấp trên hoặc khách hàng, việc hơi nghiêng người về phía trước và tập trung lắng nghe sẽ tạo ấn tượng khiêm tốn và chân thành. Khi báo cáo công việc, cần giữ tầm mắt ngang với đối phương và tránh nhìn xuống hoặc nhìn xung quanh.
(Nguồn ảnh: https://pixta.jp/photo/124275809)
Chăm chút diện mạo – nền tảng của hình ảnh chuyên nghiệp
Việc chăm sóc vẻ bề ngoài không chỉ mang ý nghĩa thẩm mỹ mà còn tác động tích cực đến tinh thần làm việc. Khi chưa hiểu rõ về một cá nhân, ấn tượng ban đầu thường được hình thành thông qua diện mạo và tác phong.
Mỗi nhân viên là đại diện cho hình ảnh của công ty. Trang phục gọn gàng, phù hợp môi trường kinh doanh giúp tạo thiện cảm với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác. Một ấn tượng ban đầu tốt thường góp phần giúp công việc diễn ra thuận lợi hơn.
Bên cạnh đó, cách ăn mặc còn phản ánh thái độ làm việc. Trang phục không phù hợp có thể khiến người khác đánh giá bạn thiếu chuyên nghiệp. Các phụ kiện hoặc trang phục gây bất tiện như khuyên tai quá lớn, váy quá ngắn hoặc giày cao gót không phù hợp cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Chăm sóc bản thân đúng cách giúp cải thiện tâm trạng và duy trì tinh thần tích cực trong công việc. Ba nguyên tắc cơ bản cần ghi nhớ là: sạch sẽ – công năng – hài hòa.
(Nguồn ảnh: https://pixta.jp/photo/74137216)
Kết luận
Những nội dung trên là các bí quyết quan trọng giúp người lao động, đặc biệt là các bạn trẻ chuẩn bị làm việc trong môi trường doanh nghiệp Nhật Bản, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tạo ấn tượng ban đầu tích cực. Một khởi đầu tốt không chỉ giúp cá nhân dễ dàng hòa nhập mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững trong sự nghiệp. Hãy chủ động áp dụng và rèn luyện những nguyên tắc này các bạn nhé! Chắc chắn nó sẽ góp phần mang lại cho các bạn thành công lâu dài trong môi trường công sở.
