Horenso là gì?

Horenso là phương pháp làm việc nhóm đặc trưng của Nhật Bản. Horenso được xem là “công cụ” giao tiếp trong công việc, giúp tất cả mọi người thống nhất phương thức truyền đạt thông tin nội bộ. Mục đích của Horenso là tối ưu “chi phí” giao tiếp nơi công sở, từ đó tối ưu hóa được giá trị doanh nghiệp.

Horenso là từ viết tắt của ba từ tiếng Nhật gồm: 

• Hokoku (報告) có nghĩa là báo cáo; là việc người phụ trách thông báo tiến độ hoặc kết quả thực hiện cho cấp trên hoặc những người có liên quan
• Renraku (連絡) nghĩa là liên lạc; là việc người phụ trách thông báo thông tin cho những người có liên quan, không cho phép người phụ trách đưa ra ý kiến ​​cá nhân hoặc suy đoán mà là chia sẻ những thông tin thực tế.
• Sodan (相談) là trao đổi, hỏi ý kiến; là việc lắng nghe ý kiến của cấp trên hoặc đồng nghiệp để tham khảo khi bạn bế tắc trong khi đưa ra quyết định hoặc muốn xin lời khuyên từ mọi người 

Hiểu một cách đơn giản, trong công việc, phải chủ động báo cáo, chủ động trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp trước khi quyết định làm gì đó. Áp dụng Horenso trong công việc sẽ giúp chúng ta tối ưu quá trình làm việc nhóm, trao đổi thông tin dễ dàng hơn và tương tác tốt hơn với đồng nghiệp, nhờ đó, hiệu quả công việc sẽ được tăng cao.

Thực hiện Horenso như thế nào cho hiệu quả?

① Báo cáo　　

Khi nào cần báo cáo?

• Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ được giao trước đó
• Báo cáo tiến độ nếu đó là nhiệm vụ dài hạn
• Khi bạn cần thay đổi cách tiến hành
• Khi bạn nhận được thông tin mới
• Khi bạn đang tìm cách cải tiến một điều gì đó
•  Ngay cả khi bạn gây ra lỗi sai trong quá trình làm việc. Đừng lo lắng nhé! Chủ động chia sẻ thông tin sẽ giúp tìm ra cách giải quyết nhanh hơn từ đó công việc của team thuận lợi hơn

Hãy lưu ý báo cáo một cách đầy đủ, chính xác với lời lẽ lịch sự, tôn trọng người đọc (người nghe) bạn nhé!

② Liên lạc

Cố gắng truyền đạt thông tin chính xác và lưu ý một vài điểm sau đây:

• Đảm bảo nội dung giao tiếp đáng tin cậy
• Giao tiếp ngắn gọn và kịp thời/nhanh chóng
• Lựa chọn kênh giao tiếp tùy thuộc vào mục đích của bạn. Bạn có thể nhắn tin trao đổi lên nhóm chung, có thể trao đổi trong daily meeting của team,… 

Kinh nghiệm cho thấy, đối với việc đơn giản hoặc khẩn cấp, bạn có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại và chỉ nói những điều cần thiết. Và nên sử dụng văn bản nếu việc liên quan tới các phương án mới, các cải tiến chất lượng hay rút kinh nghiệm,…

③ Trao đổi

Khi trao đổi, cần đưa ra tiền đề để cuộc trao đổi không mất nhiều thời gian và trở nên hiệu quả hơn, ví dụ như:

• Tình hình hiện tại liên quan đến những gì bạn muốn trao đổi, tư vấn
• Mục đích của bạn hướng tới là gì
• Nếu có thể hãy đưa ra nguyên nhân vì sao bạn đã làm nhưng vẫn không đạt được kết quả như mong đợi? 

Hãy tham khảo, tìm kiếm lời khuyên sau khi chính bạn cũng tự mình “sắp xếp” được những thông tin quan trọng trên nhé!

Kinh nghiệm thực hành Horenso của các developer tại Pixta

Ví dụ 1. Bạn là developer và đã nhận được một task gấp, liên quan đến việc sửa dữ liệu trong hệ thống. 

⭕ Sau khi sửa dữ liệu, bạn thông báo ngay cho người giao task. Cô ấy kiểm tra cẩn thận, đánh dấu “done” cho task, đồng thời cũng liên hệ với các bên liên quan. Đây là một cách “report” tốt từ phía developer là bạn.

❌ Còn cách làm không tốt là gì? Sau khi sửa dữ liệu, bạn tự ý đánh dấu “done” trong list công việc của team bạn mà không thông báo cho người giao nhiệm vụ. Vì bạn nghĩ rằng “cô ấy phải tự biết điều này”. Lúc này, cô ấy sẽ cảm thấy không được tôn trọng và có thể, không nhận được thông tin từ bạn, cô ấy vẫn nghĩ task này chưa làm xong, cô ấy sẽ tiếp tục chờ đợi. Điều này sẽ mất thời gian của các bên liên quan, đặc biệt sẽ ảnh hưởng đến cả khách hàng.

Hãy lưu ý nhé!

Ví dụ 2. Bạn đang đảm nhiệm một task gấp. Tuy nhiên, trong quá trình làm, bạn vô tình phát hiện ra hệ thống có chứa một lỗi khác, lỗi này có thể ảnh hưởng trên một diện rộng. 

⭕ Bạn báo cáo ngay cho các bên liên quan để xử lý nội bộ. Nhờ thông báo sớm và khắc phục nhanh nên sự cố chưa đến mức trầm trọng nhất, đặc biệt chưa ảnh hưởng đến khách hàng.

❌ Bạn chỉ làm đúng task được yêu cầu và không thông báo cho ai về lỗi mà bạn phát hiện được. Sau đó, bạn cũng không quên luôn lỗi này và không tự điều tra thêm. Mấy ngày sau, hàng loạt khách hàng phàn nàn về hệ thống của bên bạn. Bạn cực kỳ lưu tâm đến những trường hợp như thế này nhé!

Ví dụ 3. Bạn đang đảm nhiệm một task. Bạn đã tìm hiểu nhưng lại bị thiếu thông tin 

⭕ Bạn trao đổi với đồng nghiệp. Nhờ đó, bạn biết được rằng có một thành viên khác đã từng sửa một lỗi tương tự. Thế nên, bạn có thể giải quyết vấn đề này ngay lập tức.

❌ Bạn không trao đổi với ai, bạn nghĩ là cần nhiều thời gian để “điều tra thông tin” nên bạn để trạng thái task là “monitoring” và chưa biết đến khi nào có thể tiếp tục task này. Task bị delay vô thời hạn, ảnh hưởng đến tiến độ chung của team

Kết luận

Horenso không khó hiểu nhưng để thực hành được văn hoá này một cách thuần thục, chắc chắn sẽ cần nhiều thời gian làm quen, tìm hiểu và rút ra kinh nghiệm. Horenso là văn hoá phổ biến trong các doanh nghiệp Nhật nhưng rõ ràng, đây là văn hoá mà mọi công ty, doanh nghiệp nên phổ biến cho nhân viên của mình.

Nếu còn ví dụ thực tiễn nào về việc thực hiện Horenso, cùng chia sẻ với PIXTA Vietnam nhé!

Tìm hiểu thêm về PIXTA Vietnam

🌐 Website: https://pixta.vn/careers

🏠 Fanpage: https://www.facebook.com/pixtaVN

🔖 LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/pixta-vietnam/