Bạn là nhân viên văn phòng? Bạn thường xuyên phải họp? Họp “xuyên ngày xuyên đêm”, thậm chí họp “xuyên lục địa”? Bạn đã từng bực mình vì những cuộc họp chẳng đi đến đâu?

Hãy nhìn những con số thống kê từ Meeting Behavior Survey (2013) trên SurveyMoney và báo cáo Your Scarcest Resource (tháng 5, 2014) của HBR. Trung bình có đến 25 nghìn cuộc họp mỗi ngày ở Mỹ và hơn 37 tỷ USD mỗi năm được chi cho các cuộc họp vô ích, lãng phí thời gian:

• 15% thời gian tập thể của một số tổ chức dành cho các cuộc họp, tăng 1% mỗi năm từ 2008.
• Các quản lý cấp trung dành 35% thời gian của họ vào họp hành.
• Các quản lý cấp cao dành 50% thời gian ở các cuộc họp.
• Mỗi người dành 4 giờ/tuần để chuẩn bị cho cuộc họp

Bạn thấy đó, chúng ta đang tiêu tốn bằng ấy thời gian và tiền bạc nhưng phần lớn các cuộc họp lại không thực sự đem lại giá trị. Thông qua bài viết này mình muốn chia sẻ một số kinh nghiệm để host (người chủ trì) có thể tổ chức cuộc họp một cách hiệu quả.

1. Chuẩn bị cuộc họp

Host làm những gì để chuẩn bị cho cuộc họp?

Để chuẩn bị, host thường phải trả lời một số câu hỏi như sau:

• Mục đích cuộc họp là gì?
• Những ai cần phải tham dự cuộc họp này?
• Hình thức tổ chức cuộc họp là gì? (online/ offline, cuộc họp thông báo/ update tình hình/ brainstorming/ biểu quyết,…vv…) 

Các cuộc họp diễn ra muôn hình vạn trạng và cũng “ngốn” không ít thời gian. Hãy thử tưởng tượng, nếu cuộc họp gồm 10 người tham dự, mỗi cá nhân phát biểu 15 phút, cuộc họp sẽ kéo dài ít nhất là 150 phút (tức là 2 tiếng 30 phút) mà có thể chưa đi được đến kết luận. Một cuộc họp như vậy được đánh giá là không hiệu quả.

Chính vì vậy, host cần xác định được mục đích cuộc họp, thành phần tham dự và thời điểm thích hợp để tổ chức cuộc họp.

Thêm nữa, một trong những quy tắc quan trọng trong khâu chuẩn bị đó là không chỉ host mà cả những thành viên tham gia đều cần phải nắm rõ nội dung cần thảo luận. Việc gửi tài liệu (lịch trình cuộc họp, yêu cầu, ghi chú,… đến các thành viên trước khi cuộc họp diễn ra trước ít nhất 30 phút thể hiện sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc của host.

Để tiết kiệm thời gian trao đổi, hãy nói rõ với người tham dự và yêu cầu họ thực hiện một vài công tác chuẩn bị nếu cần thiết. Ví dụ như: Đọc trước tài liệu, viết sẵn báo cáo, kiểm tra lại task abc,…

2. Trong cuộc họp 

Làm sao để phát huy vai trò của host?

Host có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau cho cuộc họp, mỗi hình thức họp sẽ có cách riêng để tiến hành sao cho hiệu quả nhất. 

Có thể bạn đã từng bắt gặp ở đâu đó người ta khuyên nhau sử dụng một số tips như: hãy đến sớm và set up phòng họp, yêu cầu người tham gia không làm việc riêng, không sử dụng thiết bị di động, hãy giữ cho cuộc họp bắt đầu và kết thúc đúng giờ, bám sát lịch trình,…

Tuy nhiên, trong thực tế cuộc họp lại không diễn ra như những gì mình mong muốn. Trong những trường hợp đó, host sẽ làm như thế nào?

Làm gì để ứng phó với sự cố bất ngờ?

Bạn đã vào phòng họp sớm hơn 10 phút và chuẩn bị máy tính, thiết bị sẵn sàng. Bạn bắt đầu cuộc họp rất suôn sẻ nhưng ngay khi Product Owner đang phát biểu thì tín hiệu Google Meet yếu và không còn nghe được gì nữa. Bạn luống cuống không biết phải làm thế nào?

Ồ! Rõ ràng là bạn đã chuẩn bị rất kỹ lưỡng nhưng vấn đề phát sinh ở một thời điểm chúng ta không ngờ tới. Việc xảy ra sự cố kết nối đối với các meeting online là một điều hết sức bình thường. Vì vậy, trước tiên hãy giữ được bình tĩnh. Bình tĩnh sẽ giúp chúng ta chọn ra phương án đối ứng phù hợp và thể hiện phong thái làm việc chuyên nghiệp.

Chúng ta có thể xử lý bằng một số cách như nhanh chóng tìm một phương án thay thế để kết nối trở lại. Bạn có thể nhờ đồng nghiệp hoặc chủ động thông báo qua kênh truyền thông chung như Slack, Chatwork, Skype,… về sự cố đang diễn ra và chủ động nhờ đối phương chuyển sang một kênh meeting khác (Zoom, Slack huddle, Skype Video,…). 

Dù áp dụng bất cứ phương án khắc phục nào, ngay khi có thể kết nối trở lại, xin lỗi họ vì sự bất tiện và nhanh chóng quay trở lại nội dung cuộc họp.

Trên đây chỉ là một ví dụ nhỏ về sự cố trong cuộc họp, thực tế có thể xảy ra rất nhiều tình huống khác với mức độ nghiêm trọng khác nhau. Nhưng hãy luôn nhớ: Bình tĩnh sẽ giúp bạn tìm ra cách giải quyết mọi vấn đề.

Điều phối cuộc họp như thế nào?

Trong cuộc họp, team bạn đang thảo luận về cách đối ứng cho một sự cố vừa xảy ra với hệ thống. Có 2 người đang thảo luận riêng về một vấn đề chuyên môn, nhưng thảo luận dông dài, những người khác không tham gia vào thảo luận, có vẻ như vì những gì mà 2 người đó tranh luận không liên quan đến nội dung cuộc họp.

Chúng ta biết rằng phải giữ bám sát lịch trình và khung thời gian của cuộc họp, tuy nhiên có không ít trường hợp “thảo luận” đi xa so với mục đích ban đầu như thế này. 

Là một host, bạn băn khoăn không biết nên ngắt lời hay không? 

Bạn muốn tạm dừng thảo luận nhưng lại không biết mình có đang làm đúng lúc và ngắt đúng chỗ hay không? Các thành viên toàn là senior hoặc cấp cao hơn nên dù muốn nhưng bạn không dám lên tiếng?

Đầu tiên hãy cùng xem xét từ góc độ của host – người có trách nhiệm dẫn dắt, giúp cuộc họp đi đúng hướng. Vậy thì việc bạn muốn tạm dừng thảo luận để đưa cuộc họp về đúng mục đích ban đầu là hoàn toàn đúng đắn. 

Ngay khi phát hiện những thảo luận lạc đề như thế này, hãy thẳng thắn chia sẻ quan điểm của bạn và gợi ý họ quay lại chủ đề ban đầu. Bạn có thể giúp họ setup một buổi thảo luận chuyên sâu sau.

Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi gợi mở 5W1H

• Điều bạn đang nói tới là gì? (What)
• Nó giúp giải quyết vấn đề của ai? (Who)
• Khi nào (When)
• Ở đâu (Where)
• Tại sao lại nên làm như vậy (Why)
• Làm thế nào để giải quyết (How)

Hay các câu hỏi để phân tích và giải quyết vấn đề: xác định problem (vấn đề) – root cause (nguyên nhân gốc rễ) – solution (giải pháp) cũng rất có ích trong việc xác nhận các thông tin mà người nói đưa ra. Đồng thời giúp bạn phân tích và phán đoán được: khi nào nên điều hướng cuộc thảo luận và điều hướng như thế nào.

Hành động như thế nào nếu người tham dự không tập trung?

Trong cuộc họp, một số thành viên bận xử lý công việc riêng, sử dụng laptop, điện thoại hoặc xao nhãng.

Bạn có thể sẽ đọc ở đâu đó, người ta khuyên nhau rằng: hãy quy định người tham dự không được sử dụng điện thoại hay làm việc riêng hoặc phạt nếu có người làm vậy. Cách này có thực sự hiệu quả không? Theo mình, có lẽ cách này sẽ có tác dụng trong một, hai lần đầu, lâu dần có thể nó không còn tác dụng như mong muốn nữa.

Người tham dự cuộc họp có công việc phát sinh cần xử lý là hoàn toàn có thể xảy ra. 

Nhưng nếu việc đó không quá khẩn cấp, host nên là người giúp các thành viên nhận thức được sự cần thiết của việc tạm dừng việc làm việc “đa nhiệm” và “tập trung vào hiện tại” (stay present). Sự tập trung hoàn toàn của bạn trong 5 phút có lẽ có giá trị hơn là cho đối phương 1 giờ nhưng chỉ chú ý một phần. 

Thử tìm hiểu xem họ có đang gặp khó khăn gì không, hay có vấn đề gì cần giải quyết khẩn cấp hay không? 

Cho phép người tham dự dành ra vài phút để sắp xếp công việc và đề nghị họ tập trung trở lại vào nội dung cuộc họp. Trong trường hợp khẩn cấp, có thể để họ rời cuộc họp để giải quyết công việc và bạn sẽ gửi lại biên bản cuộc họp sau.

Tuy nhiên, nói đi cũng phải nói lại, đôi khi người tham dự không tập trung trong cuộc họp cũng có thể một phần chính cuộc họp này có vấn đề. Việc tìm hiểu nguyên do và giải quyết nó cũng là điều mà host nên lưu tâm tới.

Biên bản cuộc họp – vũ khí tối thượng

Việc có một biên bản cuộc họp (meeting minutes) là một văn bản rất quan trọng đối với chính những thành viên tham dự cuộc họp cũng như team/ bộ phận/ doanh nghiệp. 

Meeting minutes tóm tắt những gì diễn ra trong cuộc họp, giúp những người vắng mặt cũng có thể nắm bắt được thông tin. Ví dụ như: ghi chép tiến độ các công việc, tình hình các dự án, những việc cần giải quyết hay những ý kiến đóng góp, xây dựng của cá nhân, tập thể trong cuộc họp. Nhờ đó, giúp công việc được giải quyết, xử lý kịp thời và liên tục. 

Host có thể trực tiếp viết meeting minutes hoặc nhờ 1 thành viên có mặt trong cuộc họp hỗ trợ mình.

Một số mục cần chú ý khi viết meeting minutes:

• Tên của nhóm, tổ chức tham dự và loại hình của cuộc họp
• Ngày và giờ, địa điểm hoặc phòng họp
• Danh sách thành phần tham dự và người ghi biên bản (số lượng, họ tên, chức danh,…)
• Nội dung trọng điểm của cuộc họp
• Những quyết định đã được thực hiện và ai là người đảm nhiệm và thời gian thực hiện
• Những ý kiến của các thành viên tham gia họp (nếu có)
• Số vote trong các trường hợp cần thiết (nếu có)

Meeting minutes phải là một bản tóm tắt một cách ngắn gọn với thông tin chính xác về những gì đã được thảo luận. Trong khi cuộc họp diễn ra, bạn có thể dùng nhiều cách để ghi chú một cách nhanh, nhưng sau cuộc họp kết thúc hãy dành ra 5-10 phút để chỉnh sửa lại meeting minutes trước khi gửi lại cho các thành viên tham gia. 

Host có nên tham gia tranh luận?

Trong cuộc họp, bạn là host và thấy có 2 luồng quan điểm trái chiều của anh A và anh B. Bạn đồng tình với anh A và ra sức thuyết phục anh B và những người còn lại. Bầu không khí cuộc họp dần trở nên căng thẳng.

Đảm nhiệm vai trò host nghĩa là bạn phải làm nhiều hơn so với việc chỉ đưa ra quan điểm cá nhân. 

Bạn đang nắm giữ vai trò điều hướng cuộc họp nên hãy giữ vai trò trung lập. Mục tiêu của cuộc họp không chỉ là trình bày các quan điểm của từng thành viên, mà còn là cơ hội để mọi người được lắng nghe ý kiến của nhau. Vì vậy, bạn cần biết cách lắng nghe ý kiến của mọi người và đưa ra những gợi ý, gợi mở, tìm cách khuyến khích các thành viên đưa ra ý kiến và đi tới đồng thuận chung. Trong khi lắng nghe sẽ có những điểm bạn hoặc những thành viên khác không hiểu, nếu có thể bạn hãy hỏi lại ngay để hiểu được vấn đề. Điều đó giúp tránh khỏi những hiểu lầm, góp phần nâng cao hiệu quả của buổi họp.

Tóm lại, việc host có tham gia vào tranh luận hay hay không, sẽ tuỳ thuộc vào từng hoàn cảnh. Điều cốt yếu là host không đem cảm xúc hay quan điểm cá nhân để áp đặt. Host cũng sẽ là người tạo điều kiện cho các thành viên chia sẻ thẳng thắn, cởi mở, thậm chí tranh luận một cách “lành mạnh”. Ngoài ra, host cũng là người giúp không khí cuộc họp bớt căng thẳng, hoặc trở nên sôi nổi hơn. 

Sự khó khăn khác liên quan đến việc khác ngôn ngữ

Đôi khi chúng ta sẽ gặp rào cản ngôn ngữ bởi thành viên tham dự là người nước ngoài sử dụng ngoại ngữ như tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Hàn…. Đôi khi chính bạn có thể chủ trì từ a đến z những cuộc họp như thế này nhưng cũng có khi bạn phải nhờ sự trợ giúp từ phiên dịch. Trong bất cứ trường hợp nào hãy dành thời gian để thống nhất nội bộ (team) về những vấn đề/ ý kiến mà các bạn muốn đưa ra trong cuộc họp, cũng như cách xử lý cho từng tình huống có thể xảy ra. Để làm được điều này Host cần vận dụng kỹ năng phân tích thông tin, tư duy phản biện, tư duy logic, đặt câu hỏi gợi mở…

Như vậy, host luôn giữ được phong thái chủ động, không bị bất ngờ, giữ luồng thông tin mang tính nhất quán cao, rút ngắn thời gian trao đổi trong cuộc họp. 

Ngôn ngữ là công cụ giúp bạn truyền tải thông điệp, vậy nên hãy vận dụng linh hoạt ngôn từ thậm chí là ngôn ngữ hình thể (body language) nhé!

3. Sau cuộc họp

Cuộc họp kết thúc rồi, thế là host kết thúc nhiệm vụ. Ai về làm việc người nấy? 

Khi kết thúc cuộc họp, bạn hãy tổng kết lại những nội dung chính đã được giải quyết hay còn tồn đọng và nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Điều này sẽ giúp bạn và các thành viên tham gia một lần nữa thống nhất lại những gì đã được đưa ra thảo luận. Hơn nữa, đây còn là cơ sở cho việc bạn gửi meeting minutes đến các thành viên tham gia họp và những người vắng mặt có liên quan được biết và thực hiện theo.

Sau khi rời khỏi “cuộc họp”, host gửi lại meeting minutes, các tài liệu liên quan cho các thành viên và các bên liên quan thông qua các kênh thông tin chung như slack, Chatwork, email…

Kết luận

Để một cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả không quá khó. Vấn đề nằm ở việc phát huy vai trò của host và thái độ của các thành viên tham gia. Đã đến lúc chúng ta không lãng phí thời gian của mình mà ngược lại hãy cùng nhau biến cuộc họp trở thành “công cụ” đắc lực thúc đẩy luồng công việc diễn ra nhanh hơn! Hãy cùng chia sẻ những kinh nghiệm của bạn khi tổ chức cuộc họp nhé!

 Tác giả: Khuyên Nguyễn

Tìm hiểu thêm về Pixta Vietnam

🌐 Website: https://pixta.vn/careers

🏠 Fanpage: https://www.facebook.com/pixtaVN

🔖 LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/pixta-vietnam/