Phần 1 của bài viết Feedback vs Feedforward: Sức mạnh của việc phản hồi hiệu quả đã giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về khái niệm Feedback và Feedforward, cùng với những ứng dụng thực tế trong cuộc sống và công việc. Trong phần 2 của bài viết, cùng phân tích kỹ hơn về cách lựa chọn Feedback hay Feedforward trong các trường hợp cụ thể.

Ưu điểm và nhược điểm của Feedback và Feedforward

Một trong số các nhược điểm của Feedback trong quản lý nhân sự hiện đại là thời gian trễ giữa việc thực hiện 1 công việc và việc cung cấp Feedback. Nếu Feedback được cung cấp quá trễ, nhân viên có thể quên đi cách thức hoặc tình huống mà mình đã làm và không thể sử dụng Feedback để cải thiện. Ngoài ra, Feedback chỉ tập trung vào các hành động trong quá khứ, dẫn đến việc không đưa ra các giải pháp hoặc hướng dẫn cụ thể cho tương lai. Nếu không được cung cấp đúng cách, Feedback có thể gây ra cảm giác bị chỉ trích hoặc sụp đổ tinh thần của nhân viên, làm giảm hiệu suất làm việc và tăng nguy cơ thất bại cho công ty. 

Để cải thiện điều đó, chuyên gia quản lý kiêm huấn luyện viên Marshall Goldsmith đã đưa ra khái niệm “Feed-forward”, nghĩa là chuyển tiếp nguồn cấp dữ liệu hướng tới cơ hội tiếp theo để hoạt động tốt hơn và đưa ra hướng dẫn mang tính xây dựng về cách cải thiện. Feedforward có những ưu điểm nổi trội như: 

• Hướng tới tương lai: Giúp người nghe tập trung vào tương lai (future-focus), giúp họ nghĩ về cách cải thiện và phát triển hiệu suất lao động của mình. 
• Phát triển bản thân: Khuyến khích các cá nhân phát triển bản thân bằng cách giúp họ hiệu rõ hơn về những gì họ cần làm để phát triển bản than và đạt được mục tiêu của mình, đồng thời đóng góp tích cực cho sự thành công của tổ chức. 
• Giữ tinh thần tích cực: Giảm căng thẳng cho nhân viên, vì họ sẽ không phải lo lắng về việc phê phán hoặc chỉ trích về quá khứ; đồng thời giúp họ chấp nhận và thực hiện đề xuất tốt hơn. 

Feedforward ra đời sau, và đi theo nhiều xu hướng quản trị và phát triển con người hiện đại. Nhưng Feedforward vẫn còn tồn tại 1 số thiếu sót như: 

• Chưa thể giải quyết các vấn đề cấp thiết: Chỉ tập trung vào việc cải thiện kỹ năng và năng lực cho tương lai, chưa đánh giá được vấn đề và hành vi đã thực hiện trong thời điểm hiện tại nên không thể giải quyết các vấn đề cấp thiết hiện tại
• Khó thực hiện: Để có thể đưa ra phán đoán chính xác với những lời khuyên hữu ích, yêu cầu người đưa Feedforward phải có đầy đủ kiến thức, kinh nghiệm để có đủ sự thấu hiệu về nhiệm vụ hoặc công việc của người nhận. 
• Không phù hợp với 1 số người: Cung cấp thông tin chung chung và ít chi tiết hơn Feedback khiến người nhận thông tin cảm thấy khó khăn trong việc hình dung về hành động hoặc nhiệm vụ cụ thể được đề cập. Ngoài ra, có 1 số người có thể cảm thấy không thoải mái khi nhận được Feedforward trước khi thực hiện công việc, bởi vì họ cảm thấy áp lực và bất an trước những lời khuyên mà họ chưa từng thực sự trải nghiệm.

Nên sử dụng Feedback hay Feedforward?

Sự lựa chọn giữa Feedback và Feedforward phụ thuộc vào mục đích cụ thể mà bạn muốn đạt được. 

Nếu bạn muốn đánh giá và cải thiện hiệu suất đã hoàn thành một nhiệm vụ hoặc hoạt động, thì Feedback là phương pháp phù hợp. Nếu bạn muốn giúp người khác cải thiện kỹ năng của họ trước khi thực hiện một nhiệm vụ hoặc hoạt động, thì Feedforward là phương pháp tốt hơn.

Tuy nhiên, nếu có thể, hãy kết hợp cả hai phương pháp. Trong quá trình cung cấp Feedback, bạn có thể đưa ra các gợi ý và lời khuyên để cải thiện hiệu suất trong tương lai, đó là Feedforward. Còn trong quá trình cung cấp Feedforward, bạn cũng có thể đề cập đến những điểm mạnh và điểm yếu của người đó trong việc thực hiện công việc trong quá khứ, đó là Feedback.

Ví dụ như ở tình huống số 1 nêu trên, chúng ta có thể kết hợp cả Feedback và Feedforward như thế nào?

Tình huống số 1: Trong một cuộc họp, bạn A đã nói quá nhiều và của những người khác không có cơ hội để bày tỏ ý tưởng, gây ra sự khó chịu cho những người khác trong cuộc họp. Ngày hôm nay, leader ngồi nói chuyện với bạn A: 

Leader: Chào bạn, tôi muốn trao đổi với bạn về cuộc họp ngày hôm qua. Mọi người cảm thấy là bạn nói quá nhiều trong cuộc họp, và nó đã làm cho các thành viên khác trong cuộc họp không có cơ hội để nói lên ý kiến của mình. Nên tôi mong chúng ta có thể cùng cải thiện điều này để các cuộc họp của bộ phận sẽ đạt được kết quả tốt hơn.

Bạn A: Tôi xin lỗi về điều này, tôi nghĩ tôi đã cố gắng để đưa ra ý kiến của mình và đóng góp cho cuộc họp nhưng không nhận ra được là mình đã nói quá nhiều.

Leader: Không sao cả, điều quan trọng là chúng ta nhìn nhận được vấn đề và cải thiện để tránh điều này lặp lại. Bạn có thể cố gắng tập trung vào nghe những người khác nhiều hơn và để cho họ có cơ hội góp ý, có thể là bằng 1 tip rất xưa cũ là đếm từ 1 đến 7 trước khi định nói gì. Ngoài ra, nếu có bất cứ câu hỏi nào xuất hiện trong đầu khi người khác đang nói, bạn có thể ghi lại để cùng thảo luận với mọi người trong phần Q&A của mỗi chủ điềm. Như vậy, bạn vừa có thể tham gia đóng góp tích cực cho cuộc họp nhưng vẫn không làm mất điểm cho người khác. Bạn nghĩ sao về cách làm này? 

Bạn A: Tôi rất đồng ý với những gì bạn nói và tôi sẽ cố gắng thực hiện những điều đó trong các cuộc họp tiếp theo. Cảm ơn bạn đã trao đổi và giúp tôi cải thiện bản thân!

Lưu ý: Cách sử dụng danh xưng trong các ví dụ của bài viết này thiên về văn viết không nên áp dụng máy móc trong giao tiếp hàng ngày. 

Qua ví dụ trên, chúng ta có thể thấy nếu chỉ một trong hai công cụ này có thể không đủ hiệu quả. Thay vào đó, phối hợp cả Feedback và Feedforward có thể giúp đạt được hiệu quả tốt nhất. Điều này cho phép người quản lý trao đổi với nhân viên về kết quả công việc của họ trong quá khứ (Feedback) và cùng nhau đề ra các kế hoạch phát triển tương lai (Feedforward) để cải thiện kỹ năng và năng lực.

Điều quan trọng nhất là sử dụng cả Feedback và Feedforward một cách khôn ngoan và hợp lý. Người quản lý cần cân nhắc đến thời điểm và cách thức truyền đạt thông điệp để đạt được hiệu quả tốt nhất. Nếu được sử dụng đúng cách, Feedback và Feedforward sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên và tăng cường sự phát triển của tổ chức.

Cách Pixta Vietnam sử dụng Feedback và Feedforward 

Với mục tiêu xây dựng môi trường làm việc cho các cá nhân bứt phá giới hạn, phát huy khả năng của bản thân, chúng tôi tin rằng việc sử dụng Feedback và Feedforward hiệu quả để đưa ra đánh giá và phản hồi định kỳ có thể giúp nhân viên có được một môi trường làm việc tốt hơn và phát triển tốt hơn.

1 on 1

Là hình thức họp riêng giữa các vị trí quản lý và thành viên trong team. Các cuộc họp này giúp nhân viên hiểu rõ được điểm mạnh và điểm cần cải thiện của bản thân, đồng thời được đề xuất các kế hoạch phát triển kỹ năng, nâng cao khả năng để nhân viên có thể cải thiện kết quả công việc của mình trong tương lai. Những buổi gặp mặt này không chỉ giúp nhân viên cải thiện kỹ năng chuyên môn mà còn giúp tăng cường niềm tin và tinh thần làm việc.

KPT (Keep, Problem, and Try)

Cuộc họp thường được tổ chức theo team sau các dự án quan trọng hoặc trong các cuộc họp tháng của team. Cuộc họp KPT giúp các thành viên đánh giá nhanh chóng tình hình làm việc, xác định những thứ cần giữ lại, cần giải quyết và cần thử nghiệm trong tương lai. Các thành viên trong cuộc họp sẽ cung cấp các lời khuyên và đưa ra các giải pháp để các dự án trong tương lai gặt hái được nhiều kết quả tốt hơn.

Đánh giá cá nhân

Được tổ chức 2 lần 1 năm là dịp xem xét về chế độ, sự ghi nhận các kết quả công việc của nhân viên. Quy trình đánh giá được xây dựng không chỉ giúp chúng tôi đánh giá năng lực và kỹ năng của nhân viên trong quá khứ, mà còn đặt ra mục tiêu và phương hướng phát triển trong kỳ tới. Các leader sẽ cung cấp các phản hồi và Feedforward khách quan để nhân viên có thể cải thiện kỹ năng của mình và phát triển khả năng chuyên môn.

Với tinh thần không ngừng học hỏi và sáng tạo, Pixta hy vọng rằng việc liên tục cải tiến và sáng tạo được khích lệ qua cách hình thức Feedback và Feedforward sẽ giúp công ty xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ nhân viên phát triển khả năng tối đa. Mỗi thành viên trong công ty luôn được đồng hành và hỗ trợ để đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất và đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty và xã hội. 

Tác giả: Liên Nguyễn