Kaizen là một phương pháp cải tiến phổ biến trong các doanh nghiệp Nhật Bản và dần lan rộng trên toàn thế giới. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu Kaizen là gì, cách thực hiện Kaizen. Cũng như cùng khám phá 3 ví dụ điển hình về Kaizen nhé!

Hình 1: Kaizen triết lý cải tiến dẫn đến thành công và sự phát triển (Ảnh: Pixtastock)

Kaizen là gì? 

Kaizen(改善), tạm dịch là “cải tiến liên tục”, là một triết lý xuất phát từ Nhật Bản nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả và chất lượng thông qua những cải tiến nhỏ liên tục. Điểm mạnh của Kaizen không chỉ nằm ở việc áp dụng trong doanh nghiệp mà còn áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như quản lý dự án, thể chất và tinh thần cá nhân,…

Hình 2: Khái niệm Kaizen bắt nguồn từ Nhật Bản, có nghĩa là cải tiến không ngừng nghỉ

Một trong những điểm đặc trưng của Kaizen là “tích tiểu thành đại” – một kết quả lớn sẽ được tích lũy bền bỉ theo thời gian từ những thay đổi nhỏ, cải tiến nhỏ. Bởi vậy, Kaizen cần có sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần “bất cứ cái gì cũng có thể cải tiến được”.

Cách thực hiện Kaizen

Có 7 bước quan trọng trong quá trình thực hiện Kaizen. Dưới đây là mô tả chi tiết về mỗi bước:

Hình 3: Các bước thực hiện Kaizen

Bước 1: Tìm hiểu hiện trạng và xác định mục tiêu

Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ 

Bước 3: Xác định giải pháp 

Bước 4: Thực hiện biện pháp Kaizen

Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện Kaizen

Bước 6:  Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hoá

Ví dụ điển hình về Kaizen

1. Toyota – Huyền thoại Kaizen trong doanh nghiệp 

Hình 4: Kaizen ở Toyota (Ảnh: Pixtastock)

Toyota, công ty sản xuất ô tô hàng đầu thế giới, nổi tiếng với triết lý Kaizen. Họ không ngừng cải tiến quy trình sản xuất, giảm lãng phí và tăng năng suất. 

Trong một nhóm sản xuất ô tô của Toyota, có một kỹ sư tên là Taro, người đã tham gia vào việc lắp ráp cánh cửa của xe. Trong quá trình làm việc hàng ngày, Taro nhận ra rằng việc gắn một bộ phận nhỏ vào cánh cửa đòi hỏi thời gian và công sức lớn từ nhân viên, dẫn đến tiềm ẩn nguy cơ sai sót. Thay vì bỏ qua vấn đề đó, Taro quyết định áp dụng triết lý Kaizen để giải quyết. Anh ấy bắt đầu nghiên cứu và thu thập thông tin liên quan về quy trình lắp ráp cánh cửa và các vấn đề hiện tại. Sau khi phân tích, Taro đề xuất một giải pháp cải tiến là chế tạo một dụng cụ nhỏ giúp tự động gắn bộ phận vào cánh cửa, thay vì phải làm thủ công. Dụng cụ này sẽ giảm thời gian và công sức của nhân viên, đồng thời giảm nguy cơ sai sót trong quy trình. Taro chia sẻ ý tưởng của mình với đồng nghiệp và quản lý, và sau đó tiến hành thử nghiệm và điều chỉnh dụng cụ mới. Khi thấy hiệu quả tích cực, dụng cụ này được triển khai vào quy trình sản xuất. Nhờ ý tưởng cải tiến đơn giản và sáng tạo của Taro, quy trình lắp ráp cánh cửa trong nhóm sản xuất đã được tối ưu hóa, tiết kiệm thời gian, công sức, đồng thời sai sót trong sản xuất cũng được giảm thiểu. Điều này đã đóng góp tích cực vào cải thiện hiệu suất và chất lượng của sản phẩm cuối cùng của Toyota.

2. Campaign chạy bộ tích luỹ – Kaizen cho cuộc sống lành mạnh

Chiến dịch chạy bộ tích luỹ của Running Club tại Pixta Vietnam đã thành công nhờ áp dụng triết lý Kaizen, liên tục cải tiến cho cuộc sống lành mạnh. Thay vì chạy một quãng đường dài một lần, câu lạc bộ đã đề xuất một hướng tiếp cận mới: chạy những đoạn ngắn hàng ngày và tích luỹ quãng đường mỗi ngày. Điều này đặt mục tiêu hợp lý và dễ dàng hơn để thực hiện, giúp những thành viên duy trì thói quen chạy bộ hằng ngày một cách liên tục.

Hình 5: CLB chạy của Pixta Vietnam

Quan trọng hơn, triết lý Kaizen đã mở cánh cửa cho mọi thành viên tham gia, kể cả những người chưa quen với việc vận động. Họ có thể bắt đầu từ những bước đi bộ nhỏ và dần dần tiến lên. Những thay đổi nhỏ này đem lại hiệu quả lớn trong việc cải thiện sức khỏe và phát triển của mỗi cá nhân.

Không chỉ là cuộc chạy bộ thông thường, chiến dịch tích luỹ này tạo ra môi trường hỗ trợ, khuyến khích sự phát triển liên tục và sẻ chia thành quả của cải thiện cá nhân. Kaizen trong cuộc sống lành mạnh không chỉ dừng lại ở mục tiêu chạy bộ, mà còn trở thành cách tiếp cận tổng thể để xây dựng một lối sống lành mạnh và cân bằng cho mỗi thành viên trong câu lạc bộ

3. Kaizen trong công việc hàng ngày 

Hình 6: Meeting ở Pixta Vietnam

Kaizen không chỉ có ý nghĩa lớn trong các dự án lớn mà còn rất quan trọng trong những công việc hàng ngày. Thực hiện Kaizen đòi hỏi sự tập trung và nhạy bén trong việc nhận ra các cơ hội cải tiến nhỏ trong quy trình làm việc. Thành viên của nhóm có thể đề xuất những điều tưởng chừng “nhỏ nhặt” như tối ưu hóa thời gian họp, nếu nhận thấy các cuộc họp không hiệu quả hoặc cần cải thiện tương tác giữa các thành viên. Nhờ việc áp dụng Kaizen trong công việc hàng ngày, mỗi thành viên trong nhóm không chỉ trở nên chủ động hơn trong việc tìm kiếm cơ hội cải tiến, mà còn rèn luyện khả năng nhận biết và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả. Những cải tiến nhỏ này đóng góp tích cực vào việc tạo ra môi trường làm việc chủ động và sáng tạo, nơi mà mỗi thành viên đều thấy mình đóng góp và có giá trị. 

Đồng thời, Kaizen cũng thúc đẩy tinh thần hợp tác và gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức. Khi mọi người đều cùng nhau tìm kiếm cách tốt hơn để làm việc và cải thiện hiệu suất công việc, sự đồng lòng và sự gắn kết tăng cao. Nhóm trở nên mạnh mẽ hơn và khả năng thích ứng vượt qua những khó khăn cũng được củng cố.

Kết luận

Kaizen là một triết lý mạnh mẽ giúp mọi người nâng cao hiệu quả và chất lượng cuộc sống và công việc thông qua các cải tiến nhỏ liên tục. Với các bước thực hiện đơn giản, Kaizen có thể áp dụng vào nhiều lĩnh vực và mang lại những thành công đáng kinh ngạc như Toyota, Running club của Pixta Việt Nam, hay trong công việc hàng ngày. Hãy thử áp dụng triết lý Kaizen và chia sẻ kết quả cùng mình nhé!

Chúc bạn tuần mới vui vẻ!

 Tác giả: Khuyên Nguyễn

Tìm hiểu thêm về Pixta Vietnam

🌐 Website: https://pixta.vn/careers

🏠 Fanpage: https://www.facebook.com/pixtaVN

🔖 LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/pixta-vietnam/