17Th2
Vượt qua rào cản giao tiếp khi khi làm việc tại công ty IT Việt – Nhật
Sau 6 năm sinh sống và học tập tại Nhật Bản và hơn 1 năm làm việc trong công ty công nghệ Nhật Bản – Việt Nam, tôi đã có nhiều trải nghiệm về những khó khăn, thử thách và bài học kinh nghiệm trong việc giao tiếp tại công ty đa quốc gia với vai trò là cầu nối giữa Nhật Bản và Việt Nam. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ về góc nhìn của tôi với vai trò làm Business Accelerator tại Pixta Vietnam. Những khó khăn khi làm việc trong công ty IT Nhật Bản – Việt Nam
Giao tiếp chính là chìa khóa cho bất kỳ mối quan hệ, kể cả mối quan hệ tình cảm lãng mạn lẫn mối quan hệ giữa những đồng nghiệp trong cùng công ty. Trong doanh nghiệp, việc giao tiếp sai cách có thể gây ra những hiểu lầm tai hại, ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận kinh doanh. Vì vậy, các doanh nghiệp đều đặc biệt chú trọng đến văn hóa giao tiếp của công ty mình. Đối với các công ty có yếu tố nước ngoài thì đây có lẽ là một trong những ưu tiên hàng đầu. Hãy cùng tôi tìm hiểu về giao tiếp trong công ty Nhật – Việt sẽ có những khó khăn, thách thức như thế nào khi sự khác biệt về ngôn ngữ không phải là rào cản duy nhất.
1. Không có sự thấu hiểu song phương
Nguyên nhân chủ yếu là do sự bất đồng ngôn ngữ khi mà lập trình viên sử dụng tiếng Việt và tiếng Anh trong khi phía Nhật Bản sử dụng ngôn ngữ chính là tiếng Nhật. Vậy nên, việc thống nhất sử dụng một ngôn ngữ là điều hết sức quan trọng. Ngôn ngữ được lựa chọn ở đây là tiếng Nhật và tôi đóng vai trò là “cánh chim” truyền tin, đảm bảo thông tin được minh bạch nhất có thể.
Và tôi sẽ phải hành động thật nhanh và cần truyền đạt được cả nội dung chính xác lẫn những tâm tư, tình cảm của cả hai bên.
Vì sao lại cần cả tâm tư tình cảm? Các bạn thấy đó, Nhật Bản và Việt Nam có khoảng cách địa lý gần 4000km nhưng thời đại công nghệ đã giúp chúng ta rút ngắn khoảng cách để có thể kết nối với nhau thông qua một chiếc màn hình máy tính. Tuy nhiên, chúng ta kết nối được thông tin nhưng không kết nối được tình cảm, không nhìn thấy, không cảm nhận được đối phương đang gặp vấn đề gì, có đang thực sự hiểu yêu cầu và cách giải quyết của mình không.
Một ví dụ thực tế từ team Việt Nam trong quá trình trình làm việc cùng team Nhật Bản. Đóng vai trò là một khách hàng của sản phẩm do team Việt Nam phát triển, team Nhật Bản luôn luôn đặt ra những câu hỏi rất chuyên sâu. Vấn đề ở đây là phía Việt Nam đã không cảm nhận được hết sự lo lắng, mong muốn được giúp đỡ từ phía Nhật Bản. Team Nhật Bản muốn team Việt Nam chắc chắn ở mọi kết luận được đưa ra, đảm bảo thông tin chính xác, không cho phép những câu trả lời dễ gây hiểu lầm như: hình như là, chắc là, tôi đoán thế,…
Tuy nhiên, phía team Nhật Bản lại không biết được khối lượng công việc mà phía Việt Nam đang tiến hành nên vô tình gây ra áp lực về thời gian cho đối phương. Nếu để tình trạng này kéo dài, lâu dần sẽ gây ra cảm giác ức chế giữa hai bên. Chính vì thế, là một cầu nối, tôi cần truyền đạt được cả những tâm tư, lẫn tình hình của cả hai, kiên nhẫn giải thích để chắc chắn không để lỡ mất hay gây hiểu nhầm ở bất kỳ thông tin nào.
2. Khó khăn trong việc sử dụng ngôn ngữ phức tạp
Không chỉ việc không để lỡ thông tin, mà việc truyền tin chính xác là điều cần thiết hơn cả. Trong tiếng Nhật, có rất nhiều từ ngữ mang nhiều tầng ý nghĩa, cùng một từ, một câu nhưng sử dụng trong văn cảnh này thì có nghĩa là phủ định, nhưng cũng câu đó trong trường hợp khác lại mang nghĩa khẳng định, tiêu biểu như 大丈夫 (không sao)、いい (được)、いいよ(được đấy)、結構 (đủ rồi)… Ngoài ra những từ ngữ chỉ hướng như そちら (chỗ đó)、こちら (chỗ này)、それ (cái đó)、これ (cái này) cũng rất dễ gây hiểu lầm. Những mẫu câu phủ định của phủ định hay đặt câu bị động cạnh câu bị động sai khiến cũng dễ khiến truyền đạt thông tin bị sai lệch nếu không nắm chắc ngữ pháp của ngôn ngữ khó nhằn này.
3. Chênh lệch múi giờ
Việc chênh lệch múi giờ hành chính cũng là một trong những tác nhân gây cản trở công việc. Việt Nam thuộc múi giờ UTC+7:00 trong khi Nhật Bản là UTC+9:00, cách nhau 2 tiếng đồng hồ. Khi Việt Nam bắt đầu làm việc từ 8:00 (ITC) thì phía Nhật Bản đã làm việc được nửa buổi sáng, khi Việt Nam đạt đến guồng làm việc tập trung thì đối phương đã nghỉ trưa, tương tự như vậy đối với buổi chiều. Thách thức đặt ra là phải làm sao để hai phía cảm thấy sự hợp tác không bị gián đoạn. Để giải quyết vấn đề này, tôi đã phân bố thời gian và sắp xếp mức độ ưu tiên hợp lý: Lỗi hệ thống ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng luôn là những việc được ưu tiên hàng đầu.
Bài học kinh nghiệm được đúc kết trong những ngày làm “cầu nối”
1. Rút ngắn thời gian xác nhận qua lại
Tại vị trí “cầu nối”, điều quan trọng nhất là sự chủ động, hành động nhanh và chính xác. Khi nhận được liên hệ từ Nhật Bản, việc ưu tiên là việc trả lời nhanh nhất. Đơn giản là những dòng ngắn gọn: tôi đã hiểu, chúng tôi sẽ xác nhận hoặc một biểu tượng “OK” cũng khiến đối phương yên tâm rằng thông tin đã được tiếp nhận. Việc thấp thỏm chờ đợi câu trả lời trong khi không biết liệu đối phương đã nhận được chưa, có bị lỡ tin nhắn nào không là một trải nghiệm không vui vẻ, rất dễ khiến lòng tin bị lung lay, không tốt cho sự hợp tác đôi bên.
2. Truyền đạt lại thông tin cho team Việt Nam một cách đầy đủ và chính xác nhất
Đối với các thông tin chưa rõ, tôi sẽ xác nhận để đảm bảo thông tin được xác thực và minh bạch với tất cả các bên (khi liên lạc nên cc các bên liên quan). Một mẹo nho nhỏ khi việc giao tiếp qua hình thức văn bản, dễ gây hiểu lầm cũng như khó truyền đạt, hãy tạo cuộc họp kịp thời để các bên “ba mặt một lời”.
Khi liên hệ, cần trình bày bối cảnh/ngữ cảnh của vấn đề và nội dung một cách đầy đủ và dễ hiểu nhất. Với những vấn đề cần giải thích nên sử dụng Google Slide hoặc Power Point để trình bày, với những dữ liệu cần xử lý nên sử dụng Google Sheet hoặc Excel và nên sử dụng Google Docs hoặc Word cho báo cáo. Luôn viết biên bản họp cho những cuộc họp quan trọng cần xác nhận qua lại để lưu lại bằng chứng. Cập nhập mọi thông tin liên quan vào task, tạo thói quen cho các lập trình viên xử lý đối với những thông tin được ghi trong task, không ghi sẽ không cần xử lý. Thông tin đầy đủ, rõ ràng, minh bạch rồi mới thực hiện để tránh những hành động gây lãng phí.
3. Thay đổi tư duy
Tư duy đặt mình vào vị trí của đối phương khi tìm phương án giải quyết, coi đối phương là khách hàng khó tính mà mình cần thuyết phục để loại bỏ những định kiến chính là điều tôi hướng tới. Tôi luôn cần giữ vững lập trường trung lập, đặt mình vào vị trí của hai bên tạo tính chuyên nghiệp trong công việc. Khi tiếp nhận thông tin hay đưa ra yêu cầu, tôi cần đặt mình vào vị trí của bên nhận thông tin, lường trước những vấn đề có thể sẽ được yêu cầu để tiết kiệm thời gian liên lạc lẫn đảm bảo tính xác thực của thông tin.
Kết luận
Giao tiếp là một đề tài khó, giao tiếp trong môi trường Nhật – Việt còn khó hơn. Tuy nhiên đây cũng là một thách thức mở ra cơ hội phát triển các kỹ năng trong công việc cũng như tăng sự tự tin, nhạy bén, cứng rắn nhưng cũng cần sự mềm mỏng trong việc “làm dâu trăm họ” này. Trên đây là những chia sẻ của cá nhân tôi về những tình huống trong giao tiếp. Hãy chia sẻ thêm kinh nghiệm của các bạn cùng tôi nhé!
Tác giả: Đinh Thu Hồng
Tìm hiểu thêm về cơ hội làm việc tại Pixta Vietnam
🌐 Website: https://pixta.vn/careers
🏠 Facebook: https://www.facebook.com/pixtaVN
🔖 LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/pixta-vietnam/
✉️ Email: recruit.vn@pixta.co.jp
☎️ Hotline: 024.6664.1988
